L’organisation administrative du service comptable

gestion administrative

 

Nous avons abordé la partie double (enregistrement des flux de l’entreprise) puis la logique du bilan. Il est temps de voir comment s’organisent ces écritures de flux.

 

 

Le classement des flux comptables

J’aime M. BERNARD donc il va encore me servir pour quelques temps !

M. BERNARD s’organise pour classer les documents de son entreprise. Il se dote de cahiers, pour organiser, ses flux. Chaque cahier portera le nom de JOURNAL. Cela lui permet d’enregistrer, au fur et à mesure, ce qui concerne la caisse, la banque, les dépenses, les ventes, les opérations non identifiables.

Dans chaque JOURNAL (cahier), M. BERNARD a préparé ses tableaux qu’on a appelé COMPTES, qui servent à enregistrer chaque flux, en les répertoriant par catégorie. En effet, un compte peut apparaître dans des journaux différents. Par exemple, M. BERNARD peut acheter du carburant en espèces mais également en chèque. Il y a donc deux fois le tableau (compte) CARBURANT utilisé, dans deux journaux différents.

Avec cette seule méthode de classement, difficile pour un comptable de s’y retrouver !

Si M. BERNARD récupère tous ces COMPTES, il crée son GRAND LIVRE COMPTABLE. En effet, il classe ses COMPTES par numéro, dans l’ordre croissant. Toutes les lignes du journal sont reportées dans ce GRAND LIVRE, par numéro de compte.

Une fois, chaque compte reporté, il est facile de calculer le SOLDE COMPTABLE (souvenez vous « BALANCER LE COMPTE », sinon retourner voir cette notion ici).

Chaque compte balancé (solde), est reporté sur un document appelé BALANCE. Sur cette balance, le comptable retrouve les comptes débiteurs et les comptes créditeurs. Pour rappel du principe prégnant : la balance doit être équilibrée. Il faut bien avouer qu’aujourd’hui, avec la saisie de sa comptabilité sur un logiciel, c’est plus simple car le logiciel prévient quand l’écriture est déséquilibrée. En conséquence, la balance devrait être assurément équilibrée !

Une fois que tous les comptes sont regroupés, il sera très facile pour le comptable de calculer son COMPTE DE RESULTAT et son BILAN.

En effet, les COMPTES démarrant par 6 et 7 sont des comptes de gestion. Le résultat de l’exercice est calculée par la différence entre les soldes des comptes 7 (PRODUITS dont VENTES à voir dans le prochain article) et les soldes des comptes 6 (ACHATS/FRAIS à voir dans un prochain article) :

PRODUITS (7) – CHARGES (6) = RESULTAT DE L’EXERCICE

Les soldes des comptes de 1 à 5 sont à inscrire dans le BILAN. Afin d’équilibrer le bilan (je retourne lire l’article si je ne me souviens plus), le RESULTAT calculé est reporté au bilan.
Une fois, les termes comptables assimilés, nous pouvons nous atteler au classement administratif de toutes ces données.

L’importance du classement en comptabilité

A ce jour, les systèmes d’informations permettent de diminuer le format papier mais ces documents sont encore nombreux et il convient de les classer.

Je privilégie de classer les documents, avant la saisie comptable, afin d’optimiser le temps de saisie sur logiciel :

  • Par nature de document et plus précisément par journal d’enregistrement
  • Par ordre chronologique
  • En les foliotant (numérotation automatique)

Les journaux en comptabilité

Comme vu précédemment, les pièces comptables sont enregistrées dans des journaux (rappelez-vous les cahiers !). Il suffit de choisir ce qui convient le mieux à son organisation et notamment à son volume d’activité.

Les journaux classiques sont : achat, vente, banque, caisse, social/fiscal, opérations diverses.

Je préconise d’acheter un classeur par journal.

Au choix, les pièces sont classées dans le classeur et elles seront tamponnées lors de l’enregistrement dans le logiciel (tampon « saisi » ou « comptabilisé »). J’ai fait le choix de ne classer les pièces comptables qu’une fois qu’elles sont saisies et je les laisse, en attente, dans une chemise portant le nom de mon journal.

Les règles de base de la trésorerie

Aucune opération n’est enregistrée sans une pièce justificative de dépense. Par exemple, pour une dépense de carburant, une facture justifiera la dépense et non le ticket de carte bleue. Les dépenses en espèces suivent le même raisonnement.

Une copie des bordereaux de remise de chèque doit être conservée afin de pouvoir vérifier avec le relevé bancaire.

Selon votre activité, la caisse doit être vérifiée chaque jour. Classer le ticket de la caisse enregistreuse que vous pourrez ajouter à un tableau récapitulatif mensuel (qui servira à enregistrer la recette).

Petit rappel de vérification de la caisse : FONDS DE CAISSE (=report à nouveau) + RECETTES – DEPENSES = SOLDE CAISSE

Chaque mois, un rapprochement bancaire doit être fait (rapprochement du solde comptable avec le solde du relevé de votre banque). Ce rapprochement permet d’enregistrer les écritures comptables qui auraient pu être oubliées et de contrôler qu’une écriture n’a pas été comptabilisée en double.

Astuce : classer ses rapprochements bancaires effectués dans un dossier à part et laisser l’original du relevé bancaire dans le journal de banque.

Le classement des factures d’achat en comptabilité

Selon votre activité, le mode de classement sera différent. Cependant, la méthode de vérification reste identique : vérification qu’une personne autorisée a signé le bon de commande, bon de livraison, facture correspondante (prix et quantité). C’est l’un des premiers contrôles que j’effectue en audit.

Dans le cadre d’une activité de revente de marchandise et si votre chiffre d’affaire le justifie, il peut être intéressant de créer des classeurs ou dossiers clients (indépendamment des dossiers administratifs) avec des doubles de chaque facture.

Lorsque vous réalisez des achats spécifiques dans le cadre d’une mission (chantier d’électricité, agencement de bureaux, organisation d’un stand de foire commerciale…), je conseille de réaliser une pochette portant le nom du chantier ou de la mission (ou encore du client avec le numéro du devis accepté). Ce classement permettra une refacturation plus simple.

Pour les frais généraux, l’original est suffisant dans le journal des achats. Nous reviendrons sur les achats justifiés ou non.

Le classement des factures de vente en comptabilité

Le service commercial doit veiller à transmettre tous les éléments au service comptabilité : commande signée et bon de livraison portant la mention « à facturer ».

Une fois la facture éditée, la facture est comptabilisée. Le classement le plus simple étant le numéro de facture.

 Afin de suivre rigoureusement les règlements de ces factures, il est souhaitable d’établir un échéancier. En général, tous les logiciels comptables prévoient des éditions « à échéance ». Si ce n’est pas le cas, prévoyez un tableau excel avec les échéances semaine par semaine. Vous pouvez donc classer vos factures, dans votre classeur de vente, en les intercalant par date d’échéance.

A chaque règlement de facture, la facture est classée en « facture payée ».

Selon  l’organisation des services, un double de la facture est conservée dans le dossier « client ».

 

 

La comptabilisation

Entre émoi et crainte, les premières comptabilisations doivent faire l’objet d’une attention particulière :

  • La pièce est-elle numérotée ?
  • Date, numéro de facture (qui n’est pas le numéro de pièce comptable) et libellé
  • La répartition en équilibre des montants

Je vous propose un modèle de pièce de comptabilisation qui aide, au démarrage, à ne pas perdre de temps, au moment de la saisie sur logiciel.

 Lors du premier classement, vous avez choisi le journal d’enregistrement. Lors de la comptabilisation, il faudra choisir le numéro de compte (rappelez-vous les tableaux/enveloppes de M. BERNARD).

Les différents comptes et sous-comptes seront abordés dans les prochains articles.

Le petit + du jour :
La durée de conservation des documents : extraits :
Le Code de Commerce impose un délai de conservation des pièces comptables de 10 ans
Le Code du Travail exige de conserver les documents liés au personnel pendant 5 ans
Le délai de contrôle de l’Administration fiscale est de 6 ans.
Les documents bancaires sont conservés pendant 10 ans (Code du Commerce – 6 ans pour les autres).
Les contrats de bail ou immobilier sont conservés à vie.
  
Voilà, session terminée ! Je vous dis à bientôt, de bonne heure et de bonne humeur !
  

BRAVO pour votre ténacité… qualité qui aide à aller loin !

 
PS : si vous avez apprécié les dernières sessions, n’hésitez pas à laisser un commentaire – même anonyme – des remerciements d’avance !
  
Toute reproduction – même partielle – de ces textes est interdite.
L’usage est réservé à la lecture seule.
3 commentaires
  1. Je vous remercie de ce partage d’information. Vous avez bien expliqué plusieurs sujets concernant la comptabilité. C’est très important pour une entreprise parce qu’il consiste à enregistrer tous les mouvements financiers effectués. Les comptables jouent un rôle important pace qu’ils sont en relation permanente avec les différents services de l’entreprise. Merci encore, vous m’avez bien informé sur ce sujet !
    -Chris | http://www.martin-cie.com
Laisser une réponse