4 mois pour s’initier à la comptabilité : découvrir la partie double

 

La comptabilité, sujet qui revient régulièrement chez les entrepreneurs parce que de nombreux dirigeants pensent détester la comptabilité (notamment quand ils n’aiment pas les chiffres). 

 

Aujourd’hui, je tente de relever le défi de vous faire apprécier d’avoir des connaissances en comptabilité. Il va de soi, qu’après ces quatre mois de lecture assidue, vous ne remplacerez pas votre comptable mais au final, est-ce votre souhait ? Non évidemment… vous êtes manager et à ce titre, connaître les bases du langage de comptabilité vous permettra de maîtriser au mieux la gestion de votre entreprise/activité.

 

Cette approche se voudra simple et à la portée de tous. En effet, pourquoi y aurait-il une frontière de langage entre les hommes qui décident et qui dépensent et ceux qui comptent ?

De nombreux ouvrages existent sur le thème de la comptabilité ou de l’initiation à la gestion financière. Après lecture et apprentissages, je vous partage ce qui me semble essentiel.

Certains articles seront axés sur une méthodologie pédagogique éloignée de la théorie enseignée en formation (qui est pourtant excellente) et d’autres seront forcément plus théoriques. Une formation complète repose essentiellement sur les échanges et donc sur des exemples concrets, ce qui n’est pas possible au travers d’articles de blog. Si cette initiation vous a donné envie de vous intéresser à la comptabilité ou à la gestion, je vous invite à suivre une formation en présentiel.

Je vous laisse le choix de ne pas retenir les chiffres mais l’essentiel est de comprendre l’intérêt qu’apporte une comptabilité de gestion. 

Persévérez et vous réussirez




Cette première partie est l’une des plus importantes car c’est la base de la logique comptable et de gestion. N’hésitez pas à faire une pause ou à reprendre à un autre moment.

Munissez-vous de papier, d’un crayon et d’une gomme. Pour les adeptes du tableur, aucun souci.


Contexte : 

M. BERNARD est Responsable de maintenance. Il vient de se marier et avant de s’installer à son compte, il prend l’initiative de noter soigneusement ses dépenses et ses recettes en vue de pouvoir les analyser.

Vous devez noter toutes les dépenses et les recettes de M. BERNARD, dans un tableau. A gauche, les recettes et à droite les dépenses.
Janvier :
Il a payé son loyer : 750 €
Il a fait des cadeaux : 300 €
Il a acheté des vêtements : 1 050 €
Il a perçu des salaires : 4 500 €
Il a effectué des sorties : 900 €
Il a reçu de la sécurité sociale : 300 €
Il a payé son EDF : 450 €
Il a payé des charges diverses : 450 €
Pour connaître son solde, vous devez totaliser chaque colonne puis faire la différence entre les colonnes. Le solde est inscrit dans la colonne qui permet d’équilibrer les deux colonnes.
Comment vérifier les calculs ?
1) Recommencer les calculs
2) Aucun moyen de vérifier
3) Contrôler que le solde correspond à ce qu’il reste en poche
Réponse 3) : lorsque le SOLDE entre recettes et dépenses correspond à la somme qu’il a en poche, vous avez vérifié simultanément :
  • que vous n’avez omis aucune dépense ou recette 
  • que les calculs sont exacts 
  • le solde est de 900 €

 

 

Voici l’une des premières méthodes comptables.

 

 

Le principe comptable est donc d’enregistrer chaque flux mais afin de mieux comprendre, on remplace les RECETTES par le mot ENTREES(ce qui arrive dans la poche) et les DEPENSES par le mot SORTIES (ce qui sort de la poche). Cela donne ce tableau en remplacement.

 

 

 

 

Chaque début de mois, M, BERNARD calcule son solde et le remet dans sa poche, c’est ce qu’on appelle le SOLDE A NOUVEAU. Dans l’exemple précédent, M.  BERNARD avait un solde à nouveau de 900 €.
Quand un comptable arrête ses comptes, il procède donc à ces étapes :
1) totaliser les dépenses
2) compter l’argent qu’il reste
3) ajouter au solde le montant des nouvelles dépenses
4) vérifier que la somme obtenue est égale aux recettes
5) remettre le solde dans sa poche
Le comptable vient de vérifier (ou arrêter) un compte en fin de mois.
Exercice :
En février, on considère que M. BERNARD a dépensé 300 € pour payer ses impôts et a perçu 100 € de la sécurité sociale. Inscrire les écritures dans le tableau. Calculer le solde de la balance.
Donc, les étapes :
1)  totaliser les dépenses (300 €)
2)  compter l’argent qu’il reste (700 €)
3)  ajouter au solde le montant des nouvelles dépenses (300 € + 700 €)
4) vérifier que la somme obtenue est égale aux recettes (1 000 €)
5) remettre le solde dans sa poche (700 €)

 

 

Lorsque M. BERNARD prend le soin de vérifier son compte, il égalise artificiellement les entrées et les sorties. On appelle cela BALANCER un compte. Le solde ainsi balancé (arrêté), du côté le plus faible, est appelé solde pour balance. Il va rétablir la situation antérieure en portant ce solde de balance en report à nouveau sur le mois suivant.

 

Voici le tableau des entrées et sorties de M. BERNARD entre mars et mai. Quelle est son épargne d’avril ? Quel est son avoir au 31/05 ? 

 

 


L’épargne d’avril est de 300 € car elle résulte de la différence entre les entrées (4 500 €) et les sorties (4 200 €). L’avoir est de 1 100 € car il représente le solde à nouveau au 01/06 qui est le même que le solde de balance au 31/05.

 

Cette technique va servir à créer différentes enveloppes qu’on appelera COMPTES. Ainsi, on répartit ses dépenses en catégories de dépenses. Il suffira de noter les ENTREES dans chaque enveloppe (COMPTE).

 

 

 

En cette fin de mois de juin, M. BERNARD retrouve un reçu que lui a signé son ami d’enfance à qui il a prêté 500 €. Quel est l’avoir de M. BERNARD ? 

 

L’avoir de M. BERNARD est de 1 600 €. Cette somme résulte du report à nouveau de 1 100 € et de l’argent prêté pour 500 €. On dit communément que M. BERNARD a une CREANCE sur son ami.

 

 

En août, M. BERNARD doit contracter une dette de 300 € auprès de l’hôpital en raison de soucis de santé. Quel est son avoir ? 

 

L’avoir de M. BERNARD est de 1 300 €. Cette somme résulte du report à nouveau de 1 100 € + la créance de 500 € – 300 € de DETTE.

 

AVOIR (PATRIMOINE) = ARGENT LIQUIDE + CREANCES – DETTES

 

 

A l’issue de quelques mois, M. BERNARD a suffisamment épargné et il décide d’ouvrir un magasin de décoration. Evidemment, il lui faut différencier la tenue de ses comptes personnels de ses comptes professionnels.

 

Il achète un cahier sur lequel il reproduit le tableau qui lui a servi à suivre ses entrées et sorties. Ce sera son JOURNAL de caisse (achats au comptant en espèces).

 

Il fera de même avec ses différentes dettes en créant un JOURNAL D’ACHATS dans lequel il inscrira toutes ses enveloppes (catégorie de dépenses). Afin de ne pas mélanger ses différents achats, il reproduira ce tableau dans son cahier c’est-à-dire en langage comptable qu’il ouvrira plusieurs comptes de charges dans son journal d’achats.

 

 

Selon le principe vu précédemment, dans chaque enveloppe, M. BERNARD notera ses entrées à gauche.

 

 

M. BERNARD décide de déposer 3 000 € en espèces dans sa caisse, le 01/10. Dans son tableau du compte caisse, M. BERNARD doit-il inscrire cette somme à gauche ou à droite du tableau (au débit ou au crédit) ?

 

Puisque le principe est de noter les entrées à gauche et les sorties à droite, cette somme sera inscrite en ENTREE (donc au DEBIT).
 
 

En novembre, M. BERNARD vend un joli tableau (750 €) à sa cliente qui souhaite lui payer en plusieurs fois. Le premier versement se fait en espèces (300 €) et le solde est porté au compte de sa cliente AAA (450 €). En procédant ainsi, M. BERNARD créé un compte : CLIENT AAA. Inscrivez les sommes en caisse et en compte client.

 

 

La vente au comptant s’inscrit au DEBIT du compte de CAISSE (ENTREE) et au DEBIT du compte CLIENT car c’est une dette donc cet argent est considéré comme une entrée d’argent mais reportée « en compte client ». La somme de la vente au comptant et de la dette client correspond à la valeur de vente : 750  €

 

Cette méthode permet de connaître précisément ce que chaque client DOIT.

 

Ce qu’il faut retenir pour le compte caisse :

 

Les recettes sont des entrées d’argent, elles s’inscrivent à gauche et portent le nom de DEBIT.

 

Les dépenses sont des sorties d’argent, elles s’inscrivent à droite et portent le nom de CREDIT.

 

 
 

En décembre, M. BERNARD achète une lampe de bureau à son fournisseur FOUR d’une valeur de 300 € ; il verse 100 € au comptant à son fournisseur et fait une dette de 200 €. Dans le même temps, son client AAA vient lui régler 250 € dû pour l’achat du tableau en novembre. Inscrivez les flux dans le compte caisse et les comptes CLIENT et FOURNISSEUR.

 
 

La créance auprès du fournisseur s’inscrit au CREDIT (« il fait crédit ») pour 200 € dans le COMPTE FOUR et le règlement en espèces s’inscrit au CREDIT du COMPTE CAISSE pour 100 € (sortie d’argent). La somme des deux 200 € + 100 € = 300 € valeur de la lampe

Le client a versé 250 € en espèces donc inscription dans le COMPTE CAISSE pour 250 € au DEBIT (entrée d’argent) et pour la même somme au CREDIT du COMPTE CLIENT. Le solde du compte CLIENT est donc de 200 € (450 € – 200 € = 250 €)

 

Pour vérifier toute erreur éventuelle, il suffit de vérifier que le TOTAL DES DEBITS = TOTAL DES CREDITS pour UNE même opération.

 

 

 

Si vous êtes parvenus à vous accrocher jusque là, vous avez compris le principe de la PARTIE DOUBLE 

 

1) Une seule opération est constatée par deux écritures de même montant mais en sens inverse portées dans deux comptes différents

 

2) Une écriture au débit et une écriture au crédit des deux comptes ayant joué ensemble
 
 

Un peu d’histoire : à l’occasion des grandes foires commerciales du Moyen Age, les opérations se traitaient à crédit. Les communications étant difficiles et le transport de l’or étant aléatoire, il arrivait souvent qu’un marchand installé à Paris règle sa dette contractée auprès d’un commerçant installée à Barcelone par compensation d’une créance détenue sur un client présent dans la même ville.

 

Dans ce cas de compensation, les marchands ont découvert que les écritures se balançaient, étant portées l’une au crédit et l’une au débit des comptes tenus au  nom des clients et des fournisseurs.

 

La facilité de vérification des calculs entraînée par ce système de comptabilité a incité les comptables, depuis le Moyen Age, à généraliser le principe de la double écriture de sens inverse pour transcrire une seule opération.

 

Ayant apprécié la commodité de procédé lorsque deux comptes de tiers jouaient ensemble dans leurs livres (livres de compte), ils l’ont étendue au cas où un compte de tiers (CLIENT OU FOURNISSEUR) jouait avec leur compte de caisse. Cela n’était possible que si l’on inversait, par convention, la signification traditionnelle de débit et de crédit soit dans le compte caise, soit dans le compte de tiers pour que les écritures soient toujours de sens contraire. Cependant, les marchands peinaient à comprendre qu’au crédit de leur compte figurait ce qu’ils devaient. Aussi, par esprit commercial, les marchands de l’époque ont préféré présenter à leurs clients des comptes qui leur soient facilement compréhensibles.

DEBIT = DETTE DU CLIENT

 

CREDIT = CREANCE DU CLIENT

 

 

Cette étape se termine. La semaine prochaine, nous regarderons le compte BANQUE et nous aborderons l’élaboration du premier bilan de M. BERNARD. 

 

L’intérêt de cette méthode ne réside pas dans l’apprentissage de numéros de compte mais dans la compréhension de la gestion financière de son entreprise. Cependant, certains articles évoqueront ces fameux numéros du plan comptable (les plus utilisés dans les TPE).


A la semaine prochaine ! Car chaque semaine, vous travaillez à votre réussite !

Vous pouvez être fiers de vous !

 

 

Toute reproduction – même partielle – de ces textes est interdite.

L’usage est réservée à la lecture seule.

 

 
8 commentaires
  1. Je vais me replonger dans tes articles, quand j’avais commencé à l’époque je m’embrouillais un peu, mais comme j’ai dû un peu m’y mettre avec ma société depuis et à force de relire ton article, je comprends un peu mieux.
    Par contre, pour le dernier exemple, je ne comprends pas pourquoi dans le compte Caisse il n’y a pas un « lampe restant dû » en débit comme on l’avait fait pour le tableau dans le compte client AAA?
    Merci pour tes articles qui facilitent la compréhension de la compta (avec le gros livre « pour les nuls », j’en ai pour des mois avant de finir de le lire! ;))
    • Le livre « la comptabilité pour les nuls » est un très bon livre… de chevet :p :p
      Tu me fais penser qu’un bibliographie pourrait être intéressante 😉

      Pour le dernier exemple – je ne suis pas certaine d’avoir bien compris ta question – il n’y a jamais de solde en caisse (sinon on « balance » c’est ce qui apparaît en rouge). Seuls les comptes de tiers peuvent être en solde. Pour la lampe : soit on l’achète au comptant soit on doit de l’argent… au fournisseur.

  2. Super cet article pour débroussailler la comptabilité et les notions importantes ! merci !
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