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L’analyse de l’activité

 

Dans le secteur médico-social, les DAF, RAF, Responsable Comptable sont les partenaires indispensables en cette période de clôture des comptes.

 
Pour ceux qui ne connaissent pas le secteur, la date d’échéance est portée au 30 avril : envoi des comptes administratifs aux autorités de tarification.
 
Avant l’envoi des comptes administratifs, il convient de passer par différentes étapes intermédiaires.
 


 

1. calcul du compte de résultat

 
Comme chacun le sait, calculer son compte de résultat, c’est faire la différence entre les produits et les charges et ainsi calculer son excédent (produits supérieurs aux charges) ou son déficit (charges supérieures aux produits). 
 
Pour l’expliquer simplement : il est le reflet de ce qui s’est passé tout au long de l’année (film).
 
Cette étape est indispensable afin de savoir si l’établissement/service a su gérer ses produits issus de la tarification/produits issus de ses prestations de service/dons en rapport avec le budget exécutoire.
 
 

2. réaliser le bilan

 
A l’issue du calcul du compte de résultat, le bilan est réalisé.
 
En terme simple, le bilan est l’image de la situation de l’établissement à une date donnée (31.12).
 
Cet article n’a pas vocation de déterminer les points d’analyse qui peuvent être faits du bilan (créances, dettes, patrimoine…), points sur lesquels je reviendrai ultérieurement.
 
 

3. réaliser le compte administratif

 
La particularité du secteur est qu’au-delà des normes comptables, les autorités de tarification réclament que la comptabilité soit mise à la « norme administrative ».
 
Pour donner un exemple concret, en comptabilité doit être comptabilisée la provision pour congés payés. Cependant, les autorités de tarification refusent cette charge et il faut donc réajuster « administrativement » cette charge afin de l’extourner (elle apparaîtra donc en comptabilité mais pas dans le compte administratif).
 
Dans ce compte administratif, on retrouve : 
– l’activité de l’établissement/service 
– la section d’exploitation = le compte de résultat administratif
– la section d’investissement
– les emprunts anciens et nouveaux
– les annexes
 

4. les annexes

 
Les annexes sont une partie importante du travail à rendre. Complémentairement aux tableaux de bord (véritables outils de pilotage de son activité, dont de nombreux articles ont vanté la nécessité), ces annexes sont obligatoires.
 
Elles permettent la convergence tarifaire.
 
Elles sont indispensables à l’étude des différentes charges selon le secteur d’activité. A titre d’exemple :  
– le carburant pour un service à domicile
– les infrastructures (selon le lieu géographique, les spécificités…)
– les produits médicaux pour un service médicalisé…
 
Elles veillent au TAM (temps actif mobilisable) c’est à dire le temps payé d’un salarié pour réaliser la mission dévolue à l’établissement/service.
 
Elles contrôlent le GVT (glissement vieillesse technicité). Y a-t’il eu des promotions, des glissements de postes… ? autant de questions auxquelles il faudra que le manager réponde.
 
Elles contrôlent les rémunérations et notamment l’égalité des rémunérations. A diplôme égal, rémunération égale…
 
Elles analysent l’activité
– le nombre d’admissions
– le nombre de sorties
– le temps de séjour moyen
– le nombre d’usagers par sexe/âge
– la répartition des usagers par prise en charge (handicap, médical, protection, judiciaire, adulte, enfant…)
 
 

5. les tableaux de bord complémentaires

 
Les annexes représentent à elles-seules des tableaux de bord. Cependant, si le manager souhaite analyser plus en détail son activité, il aura besoin de tableaux de bord complémentaires. 
 
En effet, proposer un nouveau projet ou encore réclamer des budgets complémentaires sont des demandes qui doivent être argumentées, très en détail.
 
Concernant le secteur médico-social, voici des exemples de tableaux de bord que vous pouvez réaliser et suivre : 
  • les séances exercées par les libéraux : combien, pourquoi, comment ?
  • la vétusté des véhicules : secteur à couvrir, réparations, % d’occupation en temps partagé…
  • les ressources humaines : masse salariale, CDD/CDI/Intérimaires, turn-over, temps de formation, taux d’absentéisme, recrutement… 
  • les conventions entre partenaires : quel secteur, combien, pourquoi ?
  • calcul d’une activité d’un ESAT 
  • analyse du taux d’activité : par service rendu, par mois, par sexe, par âge…
  • l’activité : analyse des leviers existants pour l’augmenter ou pour négocier le % d’activité annuel (exemples : les fugues de mineurs sont-elles comptées en jour de présence pour une MECS ? une place occupée administrativement mais pour laquelle la famille refuse d’accompagner son enfant, quel calcul ?…)
  • les fournitures éducatives : quel besoin ?
  • les infections : combien, lesquelles ?
  • les prestations d’hôtellerie : coût d’une journée alimentaire, coût de la blanchisserie…
 
 
Cette liste est non exhaustive mais elle vous donne des pistes de travail. Je reste à votre disposition pour d’autres pistes de travail.
 
Bon courage à ceux qui réalisent ces travaux de l’ombre ;
Merci à ceux qui nous soutiennent dans nos actions et qui nous font confiance dans l’analyse des données et dans les propositions de développement ;
Merci aux services qui me font confiance, tant dans la formation de leurs équipes, que dans l’externalisation de ces travaux.
 
 
 
 
 
 
 
 
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