contact@kassistanceconseil.fr

L’assistant de gestion indépendant, pilier de votre entreprise

assistant de gestion independant et tableaux de bord

Vous connaissez mon  intérêt pour promouvoir la valeur des assistants, véritables collaborateurs des managers de talent, notamment quand celui-ci est compétent et aujourd’hui je vais vous parler d’une spécialisation : l’assistant de gestion.

L’assistant de gestion a des compétences multiples tant en comptabilité, en gestion commerciale qu’en gestion du personnel.

Il contribue à l’organisation, l’efficacité, la rentabilité. En résumé, c’est l’un des piliers de l’entreprise !

Assistant de gestion indépendant : la fonction gestion/comptabilité

Rappelons-le l’exercice de la comptabilité en tant qu’indépendant est illégal sauf à être inscrit à l’Ordre des Expert-Comptable (vous pouvez relire l’article en question ici). Cependant, de nombreuses personnes font circuler de fausses informations concernant le fait que « manipuler les chiffres » est interdit.

Il est temps de remettre les choses à plat.

La notion d’imputation comptable, est, en principe, un élément déterminant pour qualifier le délit d’exercice illégal de la comptabilité.

Revenons donc sur cet aspect de l’imputation qui n’est pas toujours bien compris par ceux qui ne sont pas comptables : l’imputation ou la codification c’est le fait de classer dans un compte (du plan comptable général) un flux.

Pour exemple, l’entreprise achète des fournitures de bureau en espèces. Le fait de codifier l’achat de fournitures par un compte 606 et la sortie d’espèces par un 53, c’est de l’imputation comptable et c’est donc interdit.

Cependant, d’un point de vue comptabilité/gestion, il y a tant d’autres missions où l’assistant de gestion peut collaborer, et cela même en tant qu’indépendant :

  • le rapprochement bancaire (oui, il y a des chiffres mais il n’y a pas d’imputation…) qu permet de suivre précisément l’état de sa trésorerie
  • classer les documents comptables par type (achats, ventes, frais, immobilisations…) afin de les transmettre au cabinet comptable chargé du bilan (vous pouvez revoir l’article sur le classement comptable)
  • élaborer la facturation
  • effectuer les règlements des factures fournisseurs
  • gérer les notes de frais
  • pointer les règlements des clients par rapport aux factures émises (et ainsi suivre la trésorerie « dehors » ; de là, la mission de relance peut être envisagée)
  • faire l’inventaire
  • élaborer les données de variable de paie à transmettre à la personne en charge de la paie

La gestion de vos tableaux de bord

Les entrepreneurs et les managers aiment peu les tableaux de bord. Souvent décriés comme étant une perte de temps, ils les délaissent au profit de leur coeur de métier et à juste titre. Cependant, des indicateurs bien choisis permettent de piloter la performance de son activité.

Inutile de démultiplier ces tableaux, il faut choisir ceux dont l’analyse vous sera utile pour faire des choix futurs.

Toute personne ne peut améliorer que ce qu’elle mesure

Voici des exemples qu’il convient d’adapter à votre activité (votre consultant en gestion d’entreprise pourra vous accompagner dans les choix) :

  • un suivi de trésorerie
  • un suivi des dépenses (avec par exemple un onglet excel par type de dépenses et un onglet récapitulatif de toutes les dépenses mensuelles puis annuelles)
  • le suivi de votre chiffre d’affaire (CA)
  • un suivi des recettes (avec le détail des types de ventes ou bien encore des différentes prestations de service)
  • un suivi de vos stocks
  • vos indicateurs d’actions à établir : pour exemple, contacter des prospects
  • vos indicateurs de résultats : combien de prospects contactés ? combien de nouveaux prospects ?
  • vos indicateurs RH (article à relire en cliquant ici)
  • etc.

Tous ces tableaux peuvent amener la création de graphiques.

Un article intéressant, à découvrir, réalisé par Chef d’entreprise concernant les tableaux de bord.

Solution gestion

Votre assistant de gestion indépendant ou votre consultant en gestion d’entreprise pourra vous accompagner dans une démarche SWOT afin de déterminer vos forces et faiblesses ainsi que les opportunités et menaces provenant de l’extérieur.

Il peut également vous aider à fixer des objectifs. Vous vous souvenez des objectifs clairs et précis… tels que j’en parlais dans cet article.

Il peut évidemment vous accompagner dans l’organisation administrative de votre entreprise : fichier clients, fichier fournisseurs, fichier du personnel, organisation de vos déplacements, organisation et planification de vos réunions/séminaires…

Moins spécialisé que l’assistant ou le consultant RH, il peut vous accompagner tout de même dans la gestion de votre social : déclaration préalable à l’embauche, suivi des absences, suivi des congés payés, plannings…

tout, vous pouvez  tout lui confier… enfin, presque 😉

écriture

Des liens source pour aller plus loin :

Lutter contre l’exercice illégal par RFComptable

L’assistant de gestion par Pôle Emploi

3 commentaires
  1. Votre article est vraiment très intéressant bravo 🙂
Laisser une réponse