S’initier à la comptabilité : enregistrer ses factures d’achats

Dans un article précédent, j’ai abordé l’enregistrement des écritures de ventes de ses produits et/ou services. Cependant, avant de pouvoir vendre ses produits ou vendre un service (si intellectuel soit-il), il faut souvent ACHETER.

En général, quand je parle d’achats, tout le monde sait de quoi je parle ! Allez, petit tour d’horizon.

Dans le plan comptable, vous avez remarqué les différentes classes et notamment la classe 6 qui regroupe les comptes destinés à enregistrer les charges par nature :

  • le fonctionnement normal ou courant
  • la gestion financière
  • les charges exceptionnelles.

Il est utile de préciser qu’il doit y avoir une distinction entre charges et immobilisations (terme que nous reverrons plus précisément dans un prochain article). Pour faire synthétique dans cet article, nous admettrons que tout achat inférieur à 500 € HT est comptabilisé en charge.

En sous-compte, on repère :

60 achats (sauf 603)

61 services extérieurs

62 autres services extérieurs

63 impôts, taxes et versements assimilés

64 charges de personnel

65 autres charges de gestion courante

66 charges financières

67 charges exceptionnelles

68 dotations aux amortissements, dépréciation et provisions

69 participation des salariés – impôts sur les bénéfices et assimilés

Enoncé de cette façon, cela semble tout de suite moins « fun ». Nous allons donc reprendre la plupart des sous-comptes avec des exemples concrets.

Les enregistrements comptables des charges sont l’inverse de l’enregistrement des produits.

Les achats sont des charges alors que les ventes sont des produits

 

une facture founisseur (dès lors qu’elle n’est pas réglée) est une dette

Arrivé à ce stade de la découverte des bases de la comptabilité, vous devez avoir une idée bien précise de comment comptabiliser ces factures d’achats ? (attention à ne pas confondre avec l’enregistrement de vos décaissements CAISSE ou BANQUE).

DEBIT : compte 6… pour le montant HT

DEBIT : compte TVA

CREDIT : 401 FOURNISSEUR  pour le montant TTC

Que comptabiliser dans le compte 60 ?

Toutes les matières premières qui vont servir à la production de l’entreprise. Ces matières constituent le produit final. Par exemple, les fournitures de papiers, accessoires de décoration pour une activité « carterie » ou « scrapbook ». Le compte utilisé sera le 601.

Les dépenses de sous-traitance industrielle, c’est à dire de tâches faisant partie du cycle de production. Par exemple, vous vendez des vêtements pour enfants mais vous sous-traitez la découpe des patrons, vous comptabilisez cette sous-traitance dans ce compte 604.

Les comptes 606 servent à enregistrer toutes vos dépenses non liées à votre production et non stockées.

60611 pour enregistrer la partie eau utilisée

60612 pour enregistrer la partie électricité

60613 pour la partie chauffage (quand votre facture vous permet de distinguer électricité et chauffage)

6062 pour le carburant non stocké (votre plein de carburant pour vos déplacements professionnels)

60622 pour vos fournitures d’entretien  (javel, désodorisant…)

6063 pour vos petits équipements

6064 pour vos fournitures administratives (papier, stylos, agendas…)

Pour les ESMS dépendant de la M22, de nombreux comptes sont obligatoires comme le 606261 (pour les couches ou alèses) ou encore le 6066 (pour les fournitures médicales).

Vous achetez des marchandises que vous allez revendre en l’état, vous les comptabiliserez en 607. Par exemple, achat/revente de chaussures, de dvd.

Petit exercice :

Achat de cartons d’une valeur de 240 € TTC. L’utilisation prévue est la création de cartes de visites pour mes clients pour une moitié et l’autre pour mes besoins personnels (mot de remerciements permettant d’accompagner mes colis).

Quel enregistrement ?

 

DEBIT 601 : 100 € (matière première afin de créer les cartes de visites)

DEBIT 6064 : 100 € (achats non stockés de fournitures administratives)

DEBIT 44566 : 40 € (TVA)

CREDIT 401 : 240 € (dette auprès de mon fournisseur).

PS : en cas de remise, il faut faire le calcul sur le HT. Par exemple, pour les 200 € de cartes et une remise de 10 %, on retrouvera 90 € en 601 et 90 € en 6064. La TVA sera calculée sur les 180 € de HT.

Attention à ne pas confondre avec un escompte ou une ristourne dont les enregistrements comptables sont différents.

Ma suggestion : revoir l’organisation du service comptable

Un article complet sur les dépenses de sous-traitance par compta-facile.

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