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demain… aujourd’hui, je sécurise mon poste client

L’un des premiers postes défaillants dans les organisations auditées est le poste client. Pour différentes raisons, dont le manque de temps, ce poste n’est pas suivi et engendre des retards de paiement. 
 
Ces retards de paiement peuvent être à l’origine de difficultés financières plus ou moins graves pour l’entreprise, pouvant aller jusqu’au dépôt de bilan… dommage…
 
Cet article ne s’adresse pas aux grandes entreprises qui peuvent prévoir l’embauche d’un crédit manager mais aux plus petites structures. 
 


A défaut d’employer un crédit manager, un DAF, un RAF ou un prestataire de service indépendant peut vous aider à réorganiser ce poste. Sans entrer dans le détail de qui peut faire quoi (propre à chaque organisation), voici quelques points pour vous aider dans cette démarche.
 
 

1. je connais mes clients

 
Cela peut paraître évident mais connaître ses clients c’est aussi s’assurer de leur stabilité financière. 
 
Sans aller jusqu’à demander les comptes de résultat de vos clients qui demanderaient du temps pour les analyser (système de cotation interne), la consultation des données sur infogreffe ou sur societe.com permet de recueillir des informations utiles sur la santé financière de votre client (statuts, bilans, dirigeants…).
 
Ces informations sont utiles dès le démarrage d’une collaboration client mais également tout au long de la collaboration.
 
 
 

2. les conditions générales de vente

 
Lorsque vous signez un contrat avec votre client, il est nécessaire d’y joindre vos conditions générales de vente. A défaut, ce sont les conditions générales d’achat qui s’appliqueraient, en cas de litige et cela s’avère souvent moins avantageux.
 
Vos conditions générales de vente doivent prévoir : les acomptes à la commande, la définition des conditions d’escompte, le paiement partiel à l’avancement des travaux mais également les modes de règlement acceptés.
 
Je suis favorable aux règlements par virement : sécurisé et rapide, il amène un confort pour les services comptables (client et fournisseur). A ce titre, je rappelle les besoins de mettre à jour vos logiciels pour les virements européens.
 
 

3. la communication

 
Selon la personne qui négocie le contrat : le commercial, le responsable des achats ; il est important que cette personne soit associée aux objectifs de sécurisation : la perte liée à un impayé engendre le besoin de commandes supplémentaires.
 
La négociation des délais et des moyens de paiement est une étape nécessaire pour la poursuite d’une collaboration sereine. Imposer un délai à son client, sans même l’avoir concerté, est l’une des meilleures méthodes pour s’assurer des impayés. Prendre en compte les possibilités et les impératifs du client sécurise le règlement à l’échéance déterminée même si l’objectif premier des responsables financiers est la diminution des délais d’encaissement.
 
Il est nécessaire qu’un suivi soit réalisé en vue de déterminer les encours clients, les impayés, les litiges. Ce suivi doit être un support de communication entre les commerciaux, les DAF (ou autre fonction assimilée selon l’entreprise) et le Dirigeant. Ce support aidera à mettre en place un plan d’actions.
 
 
 
 
Depuis la LME, selon Rapport de l’Observatoire des délais de paiement, les entreprises ont constaté une diminution de leur DSO (days of sales outstanding), malgré un essoufflement de la dynamique. Ce ratio permet de calculer la vitesse avec laquelle l’entreprise fait rentrer la trésorerie.
Rappel du calcul du DSO : (encours clients x nombre de jours de la période)/CA TTC de la période.
 
 
 
 
 
 
 
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