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Etre assistante RH indépendante

ressources humaines

La fonction RH n’est pas reconnue depuis longtemps comme une fonction à part entière ; elle a longtemps souffert de n’être qu’une fonction transversale, très éloignée du terrain et pourtant, si je conçois que dans notre fonction, nous n’allons pas travailler à la chaîne, s’occuper de nos aînés, vendre les vêtements ou du pain, travailler le béton… notre fonction a pour objectif de valoriser le capital humain de l’entreprise.

Sans humain, point d’organisation.

Gérer les ressources humaines en 2015, ça consiste en quoi ?

Externaliser cette fonction en choisissant une assistante indépendante : comment bien choisir ?

Quelles missions pour le service RH ?

La mission principale du service est d’être un médiateur entre le personnel et les dirigeants de l’entreprise.

Les tâches pour l’assistant RH dépendent de l’organisation au sein de laquelle elles sont déclinées. Plus l’organisation est petite, plus l’assistant RH aura une fonction prépondérante et à larges responsabilités.  L’assistant RH a pour mission de gérer l’administration du personnel au quotidien en conformité avec la législation, d’établir les bulletins de salaires et de participer à la gestion et au développement des ressources humaines.

Dans les grosses organisations, l’assistant RH aura pour hiérarchie un Responsable Ressources Humaines (RRH) puis une Direction Ressources Humaines (DRH).

Les tâches du service RH sont multiples ; voici un panel de ces tâches :

Retrouvez mon témoignage sur Assistante Plus.

témoignage assistante plus - métier RH

Retrouvez la fonction RH définie par le portail de l’Economie.

Une assistante indépendante est-elle une assistante RH ?

Comme vous le savez, je suis une fervente des autodidactes (je parlais des autodidactes dans cet article) et pourtant, être autodidacte a ses limites. Si chacun peut apprendre au travers de lectures, de recherches… il y a des missions qui nécessitent de confronter son travail à un regard extérieur (et désolée de vous le dire mais ce n’est pas votre client qui saura nécessairement détecter les manques).

Evidemment, personne n’irait se faire soigner par un médecin autodidacte, personne n’accepterait de voyager avec un pilote autodidacte. Alors pourquoi les entreprises acceptent-elles de déléguer leur capital humain (leur capital compétivité !) à des assistantes, qui n’ont parfois aucune formation théorique ou expérience collective ?

La réponse est simple : bon nombre d’entreprises a encore le réflexe de la gestion des ressources humaines comme une simple gestion du personnel (théorie 1900-1950) en oubliant la fonction stratégique en pleine évolution.

Les atouts majeurs de l’assistante indépendante sont sa polyvalence, sa flexibilité ou encore son adaptabilité. Cependant, toutes les assistantes indépendantes n’ont pas eu la chance de se spécialiser et être assistante indépendante RH c’est être une assistante spécialisée.

Etre une assistante spécialisée c’est faire preuve de techniques et de compétences différentes d’un secrétariat classique. Actuellement, ces postes tendent à être remplacés par postes de Chargé de RH, Chargé d’appels d’offres, Chargé des Affaires Juridiques…

Ces assistantes spécialisées sont les collaboratrices des managers de demain. 

Quelques questions pour reconnaître cette spécialisation RH

La question des cotisations

Votre manager ou votre client (entreprise de 25 salariés) vous demande de déclarer les cotisations  liées à l’effort de construction.

Votre démarche sera de vérifier le taux sur le site de l’urssaf ? bonne démarche mais insuffisante… en qualité d’assistante ou de collaboratrice, vous devez prendre du recul sur les éléments apportés par votre manager/client et veiller à anticiper les bonnes questions.

L’entreprise dispose de 25 salariés mais en quelle année a-t’elle dépassé le seuil des salariés ? ce sera votre toute première démarche responsable.

La question des absences

Votre manager/client vous demande de gérer l’administration du personnel. Tout au long du mois, vous êtes informé des absences de salariés : maladie, accident du travail, congé parental, formation CIF, formation CPF HTT…

Pour vous, quelles sont les démarches quant à ces absences ? inscription sur le planning par exemple…

Si vous avez eu le réflexe de penser suspension ou non du contrat de travail et d’aller voir la convention collective applicable, vous êtes sur la bonne voie, sinon, vous allez amener votre manager vers des soucis (absence = travail effectif ou non pour la formation, pour les congés payés… les questions sont multiples et sans un bon support, une bonne technicité, vous oublierez des points importants pour le salarié).

La question du plan de formation

En mai, vous devez élaborer le plan de formation pour votre manager/client (concernant 45 salariés). Comment allez-vous procéder ? 

Si la date vous a alerté, c’est que vous connaissez les obligations légales quant à la consultation des délégués du personnel. Si vous avez pensé qu’il serait bon de consulter les entretiens professionnels réalisés récemment, vous êtes plutôt sur la bonne voie. Et si vous avez privilégié le dialogue social à la technique administrative, vous êtes dans votre fonction RH.

Des questions, il y en a tant qui permettent de voir si la personne est spécialisée en RH mais ces trois petites questions vous aideront à voir si vous êtes sur la bonne voie ou si vous avez réalisé des missions sans réfléchir aux conséquences.

Les motivations pour écrire un article sur les assistantes RH indépendantes

Deux missions successives récentes… un audit et l’externalisation de la fonction RH d’une entreprise de terrassement de 12 salariés (fonction déjà externalisée).

Les deux missions ont mis en exergue le non-respect des différentes réglementations.

Les dossiers administratifs sont extrêmement bien tenus : classement… mais des courriers classés qui nécessitaient d’autres démarches.

Des affichages obligatoires non respectés, un registre du personnel où les stagiaires ne sont pas inscrits, des BIAF non réalisés, la portabilité non respectée, des heures complémentaires ou suplémentaires (variables de paie) erronées dans leur transmission au prestataire de paie…

Notre profession n’est pas réglementée au même titre que la comptabilité et pourtant, force est de constater que des oublis peuvent porter préjudice au dirigeant mais surtout au salarié.

Vous aimez les ressources humaines, formez-vous aux réflexes du métier ! 

écriture

Et vous, quelle expérience des RH avez-vous ?

4 commentaires
  1. Katuscia,

    je n’avais même pas vu cet article, très intéressant d’ailleurs et je entièrement d’accord, beaucoup trop d’assistantes passe du secrétariat classique à une spécialisation sans avoir pratiqué en entreprise, ce qui est bien dommage car de ce fait elles n’ont pas la notion du poste réel. Nous ne pouvons pas se permettre de faire n’importe quoi, il y a des conséquence qui peuvent catastrophiques pour le client.

    bonne journée et merci pour ces articles très intéressants


    • Bonjour Nathalie, désolée que tu n’aies pas vu cet article auparavant mais c’est chose faite maintenant !
      Tu as la possibilité de t’abonner aux newsletters si tu souhaites recevoir les articles car effectivement, facebook a « une portée » réduite de publication depuis quelques temps.
      Tu pointes l’essentiel : toujours penser aux conséquences pour son client.
      Il n’y a aucune honte à ne pas avoir telle ou telle spécialisation, je trouve même plutôt cela sain.
      Belle journée à toi et bonne continuation dans ta spécialisation 🙂
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