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La facturation : quand la rigueur aide la trésorerie



Je parle régulièrement de ce poste facturation car si cela paraît être une évidence, de nombreux services attendent ou repoussent le moment de facturer.

 

Facturer rapidement et correctement permet d’encaisser les règlements et donc d’améliorer sa trésorerie.

 

1. En amont : le dossier client 

La première étape consiste à tenir ses dossiers clients à jour et de sécuriser son poste client (article à relire)

De nombreux logiciels proposent des fiches clients qu’il convient de compléter. Les informations qui peuvent être conservées :

  • nom des différents contacts :  commercial, comptabilité, Responsable
  • numéro de siret
  • les modalités de règlement (issues d’un accord avec le client) : délai et mode de règlement
  • l’adresse précise de facturation.

C’est souvent l’un de ces éléments qui constitue une source de désaccord avec le client.

 

Travaillant en siège d’association, il m’arrive régulièrement de recevoir des factures pour l’un des services et vice-versa, un service reçoit une facture qui devait être libellée au nom de l’Association gestionnaire. 

 

Cela est une perte de temps pour votre client mais également pour vous car votre facture est mise de côté puis vous allez devoir refacturer et le délai d’encaissement s’allonge.

 

Ce temps mobilisé est perdu pour d’autres actions plus stratégiques.

  

2. Quand facturer ses clients ?

 

Je ne crois pas à l’unique façon de faire. Les processus dépendent de la taille de l’entreprise et des ressources mobilisées à cette fonction.

Souvent, les entreprises n’hésitent pas à embaucher de nombreux commerciaux afin de générer de la commande mais si à la suite des commandes et des livraisons, il n’y a pas un service dédié à la facturation, c’est de l’énergie qui s’envole.

 

Sauf accord avec le client, je préconise la facturation au fur et à mesure des livraisons. Il n’est pas utile d’attendre la fin du mois pour facturer. Si votre date d’échéance est de 45 jours date de facture pour une commande livrée le 1er février, facturée le 28 février, il y a un décalage de 28 jours.

 

J’ai découvert une pratique lors d’une expérience professionnelle en service commercial qui m’a semblé une bonne alternative. La notion de client allait de la prise de commande à la facturation en passant par la livraison.

 

Exemple : l‘assistante commerciale :

  • reçoit un appel téléphonique du client en vue d’une prise de commande.
  • gère la commande en s’assurant des stocks. En cas d’absence de stock, elle contacte le service achats pour mettre une option sur les achats à venir.
  • établit un devis au client.
  • suit la mise en stock du produit.
  • gère la livraison par le biais des transporteurs.
  • édite la facture.
  • gère le recouvrement de la facture.

 

C’est une méthode qui permet de responsabiliser mais elle n’est pas applicable partout.

Une autre solution : l’externalisation (pratique pour les TPE/PME). Votre entreprise gère la partie commande et livraison et par des méthodes de travail adaptées à chaque structure, la secrétaire indépendante facture au fur et à mesure. Pratique, simple, efficace. Quel gain pour votre entreprise d’avoir une trésorerie encaissée régulièrement.

 

 

3. la comptabilité

 Ce service doit pouvoir avoir une vision globale de la commande : 

  • bon de commande
  • bon de livraison
  • facture.
Le service comptabilité se servira d’une balance âgée mise à jour régulièrement en vue du recouvrement des factures. 
 
Ce poste comptable est souvent externalisé et pourtant il permet de gérer au mieux ses disponibilités. Il peut être judicieux de se former à minima à l’enregistrement des factures et des règlements et ainsi tenir sa comptabilité régulièrement. Dans ce sens, on peut faire le choix d’externaliser la facturation.
 
Pour les grosses structures ou celles qui génèrent beaucoup de factures, je ne peux que conseiller le suivi des règlements via un logiciel adapté plutôt qu’un suivi via excel. Ces logiciels permettent l’édition d’une balance âgée essentielle pour le suivi des règlements et la relance des impayés.

 

 

Mon prochain article portera sur la relance des impayés.
 
 
 
 
 
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