La gestion du temps

gestion du temps
 

Aborder la question de la gestion du temps, c’est une façon de répondre à différents posts que j’ai pu voir dans différents forums de discussion. Ce sujet ayant été de nombreuses fois abordé dans d’autres blogs, je souhaite vous faire partager ma vision en vue d’accompagner certaines assistantes (qu’elles soient indépendantes ou non ainsi que les autres freelances.

 

En effet, gérer son temps quand on est salarié n’est pas toujours simple mais la contrainte horaire et d’objectifs rend cette gestion « un peu » plus facile.

 

En tant qu’indépendant, il est nécessaire de revoir sa gestion au temps.

J’ai choisi d’aborder la gestion du temps par rapport aux Lois, si étrange cela peut-il paraître…

 La gestion du temps : la loi de Parkinson

 

Si vous laissez les missions se dilater, elles occuperont tout votre temps. Il vous faut fonctionner sous forme d’objectifs plutôt que sous forme de tâche à accomplir. Je prends l’exemple d’une transcription pour laquelle vous (secrétaire indépendante) avez une semaine de délai.
 
Fixez-vous un objectif tel que terminer cette transcription pour le jeudi (temps réellement nécessaire) au lieu de vous contenter de réaliser la mission, en cela, vous allez optimiser votre temps.
 

Il est bon de rappeler que les objectifs doivent être réalistes. Pour cela, le premier travail est de connaître ses qualités : vitesse de frappe, esprit de synthèse… En déterminant le temps nécessaire à chaque mission « type », il est alors plus facile pour l’assistante indépendante de définir des objectifs réalisables. Pour celles qui démarrent, testez-vous sur une création de base de données, un tableau excel, un graphique, la saisie de dix pages consécutivement, la relecture, la rédaction d’un dossier…

Un petit clin d’oeil aux salariés ou à votre ancienne vie de salarié : la pile de dossiers sur votre bureau, votre Responsable qui vous demande une énième procédure à réaliser pour hier, ou encore qui modifie toutes les heures le powerpoint que vous devez avoir terminé pour la réunion qui se tient dans quelques heures … et là, ce n’est plus une question de gestion du temps mais un objectif non réalisable…

 

La gestion du temps : la loi de Pareto

Cette Loi qui s’applique au domaine économique est transposable à la gestion du temps. Cette règle est celle des 20/80, c’est-à-dire qu’une partie réduite de l’activité (20%) représente 80% de nos résultats. Ce qu’il faut retenir de ce principe c’est que l’essentiel prend peu de temps (20%) et l’accessoire prend beaucoup de temps, d’énergie et de ressources.

 

Prenez donc l’exemple de votre référencement. Cette partie minime de vos efforts va vous ramener un gros trafic en terme de pourcentage et vice versa, beaucoup de vos efforts ne vous rapportent pas grand chose. Ciblez l’essentiel et faîtes un bilan d’évaluation.

Par exemple, il est courant, à l’issue d’un bilan d’e-mailing, de s’apercevoir que ce dernier n’a pas obtenu les résultats escomptés. En effet, un e-mailing ciblé (qui prend moins de temps) sera plus utile et rentable qu’un envoi en masse.

La gestion du temps : la loi de Carlson

Il est établi que de faire un travail en continu prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois. Tout travail interrompu est moins efficace. Pour exemple, quand vous effectuez une mission de rédaction d’une synthèse, il est plus facile de le faire de façon continue au risque de perdre le fil conducteur et les idées principales.

 

En tant qu’indépendant, vous avez la chance de choisir votre organisation du temps et de n’être que peu interrompu, profitez-en pour mettre en application ce principe.

Il y a votre téléphone qui sonne… le temps à rattraper nécessitera plus de temps de travail. Cependant, à la différence du statut de salarié, vos collègues ne vous appellent pas régulièrement parce que vous êtes The working-girl (vous avez déjà vécu cela !). En télétravail, la porte de votre bureau ne s’ouvre pas tous les quinze minutes… profitez-en.

J’allais oublier de parler des réseaux sociaux… indispensables pour une bonne visibilité mais si… chronophages. Il est nécessaire d’échanger, de chercher sur le net mais il est aussi nécessaire de cibler ce que vont vous amener vos réseaux et de les choisir au risque de devenir « esclave ». Tout comme les pauses, les tâches, planifiez vos présences sur les réseaux sociaux avant de devenir complètement « addict ».

Concernant les mails, il est possible de s’en détacher pendant une heure, le temps de maintenir son esprit disponible à 100% pour une activité.

 

La gestion du temps : la loi d’Illich

Au-delà d’un certain seuil de travail, l’efficacité décroît. Prenez pour habitude de faire des pauses. Cela est propre à chacun : les planifier sur son agenda, les planifier toutes les deux heures ou encore laisser son corps parler (ou ses yeux parfois !).

Apprenez à vous connaître : certains peuvent travailler deux heures d’affilée et d’autres trois, voire quatre… il ne faut pas dépasser ses limites.

De plus, respectez votre chronobiologie : certains sont plus efficaces le matin et d’autres le soir.

Optimiser votre temps en planifiant vos différentes tâches selon vos capacités intellectuelles, aux différents moments de la journée.

La gestion du temps : la loi de Fraisse

La loi de Fraisse

Une heure n’est pas toujours égale à une heure.
J’explique : quand on aime quelque chose, le temps semble passer vite alors que quand cela nous déplaît, le temps semble s’éterniser.
 

Vous avez la chance de ne choisir que les missions qui sont votre spécialité, c’est bien mais ce n’est pas toujours le cas. Parfois, pour augmenter son chiffre d’affaire, il est nécessaire de réaliser des missions qu’on affectionne « un peu » moins. Planifiez ces missions au moment où vous êtes en pleine capacité intellectuelle, vous équilibrerez ainsi entre la Loi de Fraisse et la Loi d’Illich.

 

La gestion du temps : la loi de Murphy

C’est la fameuse loi où « la tartine tombe toujours du côté beurré« .  Rien n’est aussi simple que ce qu’on avait imaginé au départ. Prendre conscience que toute chose prend plus de temps que ce qu’on avait prévu, c’est une autre façon d’optimiser son temps.

Et vous, avez-vous prévu du temps pour les imprévus ?

 

 

La gestion du temps : la méthode NERAC

C’est une méthode d’organisation du travail qui permet de gagner en efficacité dans la gestion du temps. Cette méthode repose sur cinq tâches :

 

N : notez les activités que vous devez réaliser

E : estimez la durée pour chaque activité
R : réservez du temps pour les imprévus (on compte environ 1/3 du temps)
A : arbitrez les priorités
C : contrôlez la réalisation des tâches
 

Je vous conseille de réaliser un tableau et de le remplir. Au fur et à mesure que les tâches sont effectuées, je vous conseille de rayer (cela est très motivant !).

Une analyse entre la durée prévisionnelle et la durée réelle permettra d’optimiser votre prochaine planification.

Accordez-vous du temps pour faire le point sur votre semaine de travail : quelles sont les tâches qui n’ont pu être réalisées et pourquoi ? quelles tâches doivent être programmées pour la semaine suivante ?

Ce fichier ne se substitue pas au classique agenda. Qu’il soit en version papier ou numérique (google agenda, outlook…), l’agenda reste l’outil de planification par excellence.

 

Gérer son temps grâce à la to do list

 

C’est une liste bien pratique qui permet de noter tous les mots qui vous viennent à l’esprit (cela vous évitera de vous réveiller à 3h du matin pour noter de payer vos charges au RSI…). Cela vous libérera l’esprit pour vous consacrer entièrement à vos activités.
 

En dehors des missions qui sont clairement établies et organisées via la méthode NERAC, il est nécessaire de penser à gérer les mini-tâches, via une TO DO LIST, chaque jour. Penser à donner le caractère d’importance à votre tâche (de 1 à 3)

Ainsi, les moments libres seront remplies de ces actions en évitant d’avoir à réfléchir trop longtemps avant de les entreprendre.

Exemples de TO DO LIST : faire un nettoyage de disque, archiver mes mails, classer mes factures, déclarer mon CA, acheter des fournitures administratives, rechercher un article sur le net…

Pour optimiser votre TO DO LIST, il faut éviter de dépasser 30 minutes par tâche sinon planifiez-la comme une activité à part entière.

En conclusion, je rajouterai qu’il est primordial de ne pas oublier que le temps consacré à la réflexion est productif car il permet de gagner du temps pour les actions futures.

Gérer son temps c’est apprendre à se gérer soi-même. Restez déterminés dans vos choix et vos objectifs, c’est cela qui vous rendra plus efficace.

 

 la trouvaille de K. (2016) : une vidéo sur la matrice d’Eisenhower 
 
9 commentaires
  1. En fait, il faut faire un petit mix de tout cela pour être au top de l’organisation 🙂
  2. Un mix ou plutôt « chaque pierre a sa place dans l’édifice ». Bon week-end pour réfléchir à cela et mettre en pratique dès lundi !
  3. Article très intéressant et réaliste. J’adhère tout à fait à ce constat et ces conseils raisonnables et logiques, et que j’estime même indispensables si l’on veut développer son activité de manière efficace et pérenne.
  4. Merci beaucoup pour cet article vraiment très intéressant.
  5. Super intéressant de faire le parallèle de l’organisation avec toutes ces lois. Il y en a plein que je découvre et d’autres que j’applique déjà sans le savoir, comme la loi de Carlson : j’avais remarqué que quand j’écrivais un article, en général je le terminais dans la foulée (d’où le fait de finir à 1h du matin souvent).
    Mon problème c’est surtout de commencer, et le fait de définir plutôt des objectifs que des tâches est une bonne idée : ça devient un challenge et non une obligation, mais faut arriver à se persuader, tout est dans la tête en fait 🙂
    En tout cas j’utilise des to do list et la méthode Nerac et je dois dire que c’est assez efficace.
    Merci pour cet article, je le mets dans mes favoris pour les jours où j’aurais du mal à me motiver 😉
    Bonne journée de la procrastination Katuscia!
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