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Les missions d’un assistant ou comment valoriser ce métier

Si je vous dis ASSISTANT, à quoi cela vous fait-il penser ?
Actuellement, il y a un véritable débat entre le terme d’assistant ou de secrétaire. Pourquoi ?
 

Que veut dire être assistant (secrétaire) ?

La réponse n’est pas si simple mais je vais tenter d’apporter quelques explications. Quand on parle de secrétaire, chacun sait qu’on parle de la personne qui dactylographie et classe les documents mais quand il s’agit de définir les missions d’un assistant, cela s’embrouille et la vision est plus floue.
 
La réponse la plus courante est : « c’est la même chose ! ».
 
Moi, je dis non car il y a véritablement secrétaire OU assistant.
 

Quelques explications sur les termes assistants/secrétaires 

 
J’ai occupé trois types de postes d’Assistante : Commerciale, Ressources Humaines, de Direction.
 
Aujourd’hui, j’ai fait le choix de proposer d’externaliser bon nombre de ces fonctions parce que je crois au télétravail et que j’avais envie d’enrichir mes relations humaines.
 
Quand j’ai lu l’article de Yann Lemeux, je me suis dit qu’il me fallait écrire cet article pour reprendre les grandes missions citées : 
  • l’assistant centralise les informations (internes et externes)
  • l’assistant représente l’entreprise de par sa façon de rédiger, de répondre à ses interlocuteurs. Sa répartie et sa connaissance sont des valeurs sûres.
  • l’assistant est votre meilleur allié pour organiser.
  • l’assistant maîtrise le français : grammaire, orthographe, syntaxe…
  • l’assistant a toujours un pas d’avance sur les nouvelles technologies (logiciels, matériel…).
  • l’assistant apprend encore et toujours (un peu comme l’autodidacte, article à relire)
Il y a un point sur lequel je ne suis pas d’accord avec Y. Lemeux, c’est quand il dit que l’Assistant idéal, cela peut être vous (au sens « tout le monde »), à condition de le vouloir !
 

Les qualités pour occuper la fonction d’assistant

En effet :

  • avoir le sens de l’organisation
  • savoir travailler en toute autonomie
  • savoir rendre compte
  • savoir travailler en équipe
  • savoir synthétiser
  • anticiper les demandes de son manager
  • proposer des améliorations
  • maîtriser son secteur d’activité
  • maîtriser les outils informatiques
  • accepter de se former en permanence
  • respecter la confidentialité tout en maniant la communication 
  • être expert en savoir être
  • être polyvalent
  • maîtriser ses émotions et son stress face à des demandes urgentes (car elles le sont toutes)
  • assurer la veille afin de faire gagner du temps à son manager
toutes ces qualités ou compétences ne sont pas maîtrisées par toute personne assise derrière un bureau et/ou un ordinateur.
 
Après de nombreuses années à animer des équipes, à recruter des collaborateurs, à assurer l’organisation des fonctions et des tâches, à mettre en place des process, à contrôler et à assurer les veilles, j’ai la faculté (sans aucune prétention et avec la précaution de dire qu’il est humain de se tromper) de reconnaître si une personne a les facultés d’être assistant ou secrétaire.
 

Devenir assistant indépendant

Les anciens secrétaires ou assistants s’installent à leur compte mais ils négligent les étapes et notamment celles de gestion. Au travers des réseaux sociaux, je constate que certains pensent que l’entreprenariat dans ce secteur d’activité est facile. Il n’en est rien.
 
Entreprendre en télésecrétariat (terme communément employé même si celui-ci me déplaît), c’est d’une part maîtriser les qualités et compétences citées plus haut mais également savoir décider.
 
Une options est posible : faire le choix du partenariat.
En effet, le meilleur manager est celui qui délègue les compétences non maîtrisées.
Véritable support pour l’entreprise, choisissez, selon votre besoin, un assistant ou un secrétaire mais ne vous méprenez pas, il y a une différence. Chacun a sa place sur le marché de l’emploi mais arrêtons de dévaloriser ce beau métier qu’est l’assistance. 
 
Si vous adhérez à ces valeurs, partagez cet article. Pour ceux qui sont assistants ou qui l’ont été, rajouter en commentaire votre spécialité (marketing, commercial, direction, communication, projet, achat, RH…).
 
 

Lecture de l’article complet de Yann Lemeux.

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