L’externalisation pour optimiser le temps de l’entrepreneur

Faire de la publicité pour son activité, c’est plutôt bien pour démarrer mais savez-vous que de nombreux dirigeants ne savent pas quelles tâches peuvent être externalisées.
 
Souvent, lors de ma prospection, les retours sont éloquents
  • comment allez-vous travailler sans avoir les documents sous la main ?
  • comment pouvez-vous gérer tout cela sans ma présence ?
  • mais cela, je peux le faire !
  • mais cela, je n’ai pas le temps de le faire et cela sert-il vraiment ?
 

Je ne m’attarde pas aujourd’hui sur les craintes de ne pas « maîtriser » le temps de travail de la secrétaire indépendante mais j’y reviendrai.
 
Il est bien évident que toutes les fonctions ne peuvent pas être réalisées à distance mais les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) permettent le télétravail (skype, téléphone, cloud, mails…). Il serait insensé d’externaliser l’accueil mais il est très intéressant de le faire pour la permanence téléphonique. 
 
Pourquoi un dirigeant perdrait du temps à réaliser ses factures ? En externalisant cette mission, le dirigeant qui consacrait 4 heures par mois à réaliser ses factures perdait 4 heures à suivre ses chantiers, à innover, à créer… 
 
La bonne gestion repose sur le fait d’externaliser les missions qui coûtent moins chères à déléguer qu’à réaliser. Le temps du dirigeant est précieux. Des exemples, il y en a des tonnes : 
  • Le psychologue qui facture ses séances à 45 euros la demi-heure soit 90 euros/heure gagnera à externaliser ses factures pour 25 euros de l’heure.
  • Le designer qui facture 100 euros de l’heure pour créer un projet ne devrait pas laisser passer la chance d’externaliser la gestion de ses e-mails.
  • L’écrivain doit conserver son temps pour écrire et déléguer la correction de ses écrits ou encore la saisie de ses textes dictées sur un dictaphone.

Voici quelques missions que vous pouvez choisir de confier à une assistante indépendante.


La fonction finance

Je vais me répéter car cela me semble essentiel et pourtant, je remarque souvent la procrastination à cette tâche : la facturation (l’article sur la facturation à relire). Elle ne doit pas attendre.
 
En effet, entre le temps de facturation et le temps de règlement, il y a un délai qui peut être long : en concertation avec le client, oubli du client… Et comme le dit le proverbe « le temps, c’est de l’argent ». 
 
A quoi cela sert-il d’assurer un bon chiffre d’affaires si les prestations ne sont pas facturées ?
 
Afin de poursuivre l’optimisation de sa trésorerie, il est nécessaire de relancer les factures impayées.

A cet effet, le suivi des règlements doit être réalisé (suivi manuel via un tableur, suivi via un export de la comptabilité)
 
La trésorerie assure la pérennité d’une entreprise, il faut qu’elle soit une préoccupation quotidienne et pourtant les entrepreneurs n’ont pas toujours le temps de s’en soucier, il y a une solution : l’externalisation.
 
Si vous voulez en savoir plus sur les fonds de roulement et besoin en fonds de roulement : Petit détour par les notions de FR, BFR.
 

La communication

 
Se servir de certains logiciels tels que Powerpoint ou Publisher n’est pas toujours aisé… et pourtant, présenter un diaporama à un Conseil d’Administration ou encore présenter une fiche produit attractive, cela est bien plus valorisant pour la communication.
 
La communication sera personnalisée et professionnelle : le dirigeant a les idées et l’assistante les met en forme afin de refléter les valeurs de l’entreprise.

Vous n’avez pas d’idée ou vous doutez des vôtres, faîtes appel à un spécialiste de la communication ou du marketing. 

Renvoyer une bonne image de son entreprise est essentielle mais en raison d’un manque de personnel ou d’un intérêt restreint, le Chef d’Entreprise omet de : 

  • prévenir de son absence à des invitations dites secondaires
  • présenter ses voeux pour la nouvelle année
  • faire une réponse aux candidatures spontanées
Il est grand temps de passer à la vitesse supérieure : externalisez ces tâches qui n’ajoutent pas de valeur ajoutée à votre métier mais qui valorisent votre entreprise. 

N’avez-vous jamais entendu « tu as envoyé une candidature chez XXX, tu n’auras pas de réponse, ils ne font même pas l’effort d’envoyer un courrier négatif » ! Changez cette vision de votre entreprise ! L’image que renvoie votre entreprise est précieuse, tout autant que les prestations que vous réalisez.


La gestion des e-mails

 


Combien de mails recevez-vous par jour ? Tout comme moi, des centaines par jour : inscription à une newsletter, publicités, mails personnels, actualités…  

 
Quand un dirigeant doit passer une heure à trier ses mails, chaque matin, cela me semble dommage. 





En effet, une assistante peut gérer les mails en les triant :
  • les mails importants à gérer par l’entrepreneur lui-même car ils nécessitent une prise de décision
  • les mails qui nécessitent une réponse type, tels que définis avec l’entrepreneur
  • les mails de publicité à archiver (ils pourront être lus plus attentivement à un autre moment puis supprimés ou traités selon l’intérêt porté à ceux-ci).
Il peut exister d’autres choix de tris qui sont à déterminer avec le dirigeant.


La fonction organisationnelle

Le Chef d’entreprise peut se déplacer loin de son domicile et n’a pas toujours le temps de gérer ses déplacements.

 
Une assistante indépendante peut gérer : 

 

  • vos locations de véhicules
  • vos achats de billets de transport
  • vos réservations d’hébergement.

 

 

Un Chef d’entreprise aimerait motiver ses équipes par le biais d’un séminaire mais l’organiser est chronophage. Une assistante indépendante peut le faire pour vous, selon le budget déterminé : 
  • proposition d’idées
  • gestion des réservations
  • invitations
  • supports de communication

 

Organiser un départ à la retraite, c’est sympathique pour les collègues mais beaucoup moins quand les tâches s’accumulent sur le bureau. Pensez qu’une Assistante de Direction a souvent l’expérience de cette tâche : 

 

  • réservation du traiteur
  • réservation de salle
  • invitations
  • cadeaux

 

La fonction Ressources Humaines

Toutes les activités des ressources humaines ne peuvent pas être externalisées (un petit détour vers l’article être assistant RH indépendant).

Il existe une règle qui peut aider le Chef d’Entreprise à décider : la règle des 4 C (valable pour d’autres fonctions comme la vente par exemple), expliquée par Myrhline.com dont voici les arguments et pour lesquels j’adhère entièrement.
L’activité RH est-elle complexe
Quelle est la technicité requise ?
Peut-on facilement acquérir la compétence nécessaire pour la gérer ?
La paie, par exemple, est un mille feuille juridico-comptable en perpétuel mouvement. La maitrise de cette activité, comme de toutes les règles qui la sous-tendent, requiert une expertise pluridisciplinaire administrative, légale et informatique. Cette dernière ne s’acquiert principalement qu’en situation de travail. Le « marché des gestionnaires paie » est d’ailleurs fortement en tension.
L’activité RH est-elle chronophage ?
Combien de temps demande l’activité RH envisagée ?
Combien de ressources sa gestion annuelle et mensuelle nécessite-t-elle ? Est-elle soumise à des cycles ou à une saisonnalité particulière ?
Le traitement des salaires constitue l’effectif le plus important de la fonction RH : entre 30% à 40% selon les études. L’établissement des feuilles de paie constitue donc actuellement l’activité principale en termes de ressources et de moyens RH. Est-ce pour autant une contribution forte attendue de la fonction RH à la performance de l’entreprise ?
L’activité RH est-elle critique ?
Quel est le degré d’importance de l’activité RH concernée ? Est-elle soumise à des règles légales et sociales ? Quelles sont les contraintes à respecter de qualité et de délais ? La paie ne tolère pas l’à-peu-près !
Les incidences d’erreurs de gestion dépassent largement les considérations exclusivement financières, de conformité des montants et de ponctualité des paiements. La paie supporte un engagement fort de l’employeur vis-à-vis de l’ensemble du collectif de travail ; un bulletin faux, remis en retard, incomplet, ou même incompris, est un motif légitime d’insatisfaction des collaborateurs, générateur de défiance.Ce ne sont pas les activités annexes ou accessoires qu’il convient d’envisager d’externaliser, mais bel et bien les activités critiques. C’est justement parce qu’elles sont importantes qu’elles requièrent une spécialisation poussée et des engagements contractuels de résultats.
L’activité RH est-elle circonscrite ?
Quel est le degré de diffusion de la pratique RH dans l’organisation ?
La pratique RH est-elle partagée par de nombreux acteurs internes (managers, salariés, Comex, etc.) ? Est-elle clairement délimitée et localisée dans l’entreprise ?
Même si la paie concerne tous les salariés, sa gestion est souvent bien circonscrite à un service spécifique qui en a la charge. Les processus permettant la production des feuilles de salaire sont généralement connus, précisant clairement le rôle des différents contributeurs.Ainsi, une activité RH dont le périmètre est borné sera plus facilement et plus efficacement transférable à un tiers. Ces quatre critères se cumulent. Plus une activité RH est complexe et critique, plus elle demande des moyens, plus elle est bien délimitée à un périmètre circonscrit, et plus elle est externalisée, plus elle sera facilement externalisable.

 

Pour résumer, voici les tâches que vous pouvez externaliser : 

  • l’administration du personnel (en détail)
  • la paie et les déclarations sociales (en détail)
  • le sourcing de candidats
  • la formation 
  • le traitement des notes de frais
  • le bilan social
  • les élections professionnelles.

 

La fonction « création d’un projet associatif »

Il est fréquent de faire appel à un consultant pour aider à créer un projet associatif notamment quand l’association n’a aucun salarié :
  • budget prévisionnel
  • recherche de financement
  • négociation avec des tarificateurs
  • rédaction des projets 
  • rédaction des documents obligatoires
  • rédaction des fiches de poste
  • recrutement
  • contrats de travail
  • déclarations d’embauche
  • suivi de chantier (coordination avec architecte, notaire…)
  • achats d’investissements
  • achats divers
  • mise en place de l’organisation (administrative, gestion, réseaux…)
  • mise en place de l’organisation de la gestion
  • prise en main des logiciels
  • ….



D’autres tâches peuvent être externalisées mais il y a tant de sites qui ont déjà évoqué ce sujet que je préférais centrer cet article sur mes connaissances personnelles.

Pour terminer cet article, je vous ajoute le lien du portail des PME qui explique les clés pour une externalisation réussie. En quelques mots : 

  • pourquoi externaliser ?
  • la comparaison des solutions en fonction des attentes ?
  • quels sont les objectifs de la mission ?
  • quel prestataire va répondre à mes besoins ?
  • quel contrat pour quelle mission ?
  • quelle communication mettre en place avec mon prestataire ?
Autant de questions qui mériteraient d’être détaillées… 

Bonne lecture à tous.
 
 
3 commentaires
  1. super ton article, katuscia
  2. excellent article, super détaillé et précis !! bravo pour cette mise en lumière de notre travail et des possibilités 🙂
Laisser une réponse