L’organisation

optimiser son organisation

Au cours de mon expérience dans l’audit des organisations, je me suis aperçue que, bien souvent, la pérennité des activités était mise à mal à cause de ce manque d’organisation.

 

Souvent, la première remarque c’est « je ne comprends pas, je classe pourtant... » oui mais l’organisation ce n’est pas que le classement… Et si nous allions faire un petit tour des procédures indispensables, à toute personne ayant en charge la gestion d’une entreprise (Dirigeant ou ses assistants). 

 

Les objectifs de l’organisation

  

  • ne perdre aucun document
  • conserver tous les documents liés à l’activité de l’entreprise 
  • gagner du temps à long terme
  • assurer le suivi de l’entreprise
  • éviter les rappels en matière fiscale et sociale 

 

Rappel synthétique des principes du contrôle interne

 

  • séparation des fonctions
  • la définition précise des fonctions
  • l’enregistrement régulier des opérations
  • les différentes protections (matérielles, juridiques)

Les points généraux de l’organisation


Le classement qu’il soit sous mode papier ou numérique est important (pour l’instant, rien d’extraordinaire, vous le saviez déjà !). Petit rappel du pourquoi de son importance : 

  • il fait gagner du temps à long terme
  • il permet de suivre les échéances
  • il permet d’anticiper les règlements
  • il permet l’amélioration des relations avec les partenaires.
Je ne m’étends pas sur les méthodes de classement qui sont à adapter à l’entreprise.
 
Le traitement du courrier fait partie des tâches à ne pas négliger afin de gérer les priorités. Une procédure de transmission des courriers entrants  est à envisager (qui ouvre ? qui traite quoi ? qui classe ?). Des outils essentiels sont à créer afin d’optimiser cette fonction « courrier ».
 
Concernant le courrier sortant, il est indispensable de conserver une copie  des courriers et notamment des signatures des décisionnaires. Trop souvent négligée, cette étape permet la traçabilité des circuits (qui a décidé ? qui a rédigé ? qui a saisi ? qui a signé ? qui a envoyé ? quand et à qui ?). En cas d’urgence, pensez à la contre-signature.
 
Les opérations de trésorerie sont réalisées avec des pièces justificatives à l’appui. Aucune comptabilisation n’est possible sans ces pièces. La personne en charge des règlements n’est pas celle qui possède la signature et en cela, je préconise la copie des chèques émis mentionnant la signature du décisionnaire. 
 
Les modes de règlement (chèquier, carte bleue, caisse) doivent être conservés en lieu sûr. Je suis souvent surprise de la « balade » de la carte bleue du dirigeant, d’un bureau à l’autre. 
 
Il est essentiel d’effectuer des rapprochements de caisse et de banque, une fois par mois afin d’effectuer les correctifs. Dans l’idéal, un budget de trésorerie est l’outil de gestion par excellence afin d’envisager les besoins de financement, notamment au moment des sorties de charges (un bel exemple sur l’APCE et si besoin d’aide pour le remplir, vous pouvez me contacter).
 
Un contrôle des finances est indispensable : chaque semaine si la trésorerie est saine mais chaque jour si elle est à flux tendu. Cela est d’ailleurs la deuxième tâche que j’effectue le matin, après la consultation des mails. En terme de conseil, facilitez vos échanges avec le banquier et anticipez vos difficultés de trésorerie, cela est fortement apprécié.
 
Concernant les achats généraux (achats hors négoces, hors marchandises), pensez à conserver et à classer tous les documents nécessaires pour un contrôle (bon de commande, bon de livraison, facture, comptabilisation, règlement, traitement des retours). 
 
Concernant la gestion commerciale, n’omettez aucune étape (bon de commande signature, bon de livraison, facturation, comptabilisation, classement, règlement, suivi). N’omettez pas les mentions obligatoires sur chaque document ainsi que les mentions facilitant le traitement et le suivi (exemple : tampon « à facturer » ou « règlé »). Afin de rendre efficient votre service commercial, pensez à rédiger une procédure afin d’identifier les circuits et les étapes car cela facilitera votre travail de gestionnaire (en qualité de Chef d’Entreprise) mais il facilitera également le travail de vos assistants.
Qui dit travail facile dit travail agréable et qui dit travail agréable dit EFFICACITE.

Un deuxième point de faiblesse souvent repéré c’est la facturation. Chacun s’attelle à gérer le quotidien, les priorités, les priorités des priorités et la facturation attend. Lourde erreur, si aucune facture n’est émise, aucun rentrée d’argent ne sera effective. Il n’est donc plus utile de pointer les impayés si le service facturation prend du retard. Organisez la facturation par une procédure : facture dès transmission du bon de livraison, facture tous les fins de mois…
 
Une rigueur particulière doit être apportée aux comptes clients/usagers. Un point mensuel est essentiel en lettrant vos comptes et ainsi effectuer une relance mensuelle. Un tableau de bord des impayés peut être le bienvenue car il permet une analyse du temps de recouvrement et ainsi des liquidités sorties. 
 
Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit contrôler au moins tous les douze mois l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine. Il en résulte qu’un inventaire doit être effectué au moins tous les ans à la date de clôture de l’exercice.
 
Un inventaire des immobilisations est à réaliser, une fois par an. Prévoyez de prévenir votre expert-comptable des sorties réelles. En effet, trop de matériels sont jetés sans que la personne en charge des enregistrements en soit informée.
La gestion des ressources humaines est une fonction chronophage et requiert de nombreuses procédures.
Autre point d’organisation à appréhender : la fiscalité. Préparez un tableau de bord avec les échéances et mettez-le en évidence. Tout retard de déclaration et de paiement entraîne des pénalités de retard.

L’archivage

La conservation des pièces justificatives comptables et des divers documents administratifs et financiers de l’entreprise est une absolue nécessité. L’archivage doit être organisé de telle manière que la recherche et la consultation des documents concernés soient possibles dans des conditions de rapidité et d’efficacité normales.

En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier : dossiers des salariés, registres officiels obligatoires, contrats et actes) doivent être conservés sous clef.

Les organisations se doivent d’être différentes : inutile de chercher à copier l’organisation du service commercial sur l’organisation du service ressources humaines. Les bases sont souvent les mêmes : rigueur, régularité, sincérité mais les procédés sont différents. Cette vision n’est pas exhaustive et chaque entreprise se doit d’établir son propre manuel de procédures, en fonction de son activité. 




gestion administrativeDurée de conservation des documents d’entreprise

 
 
 





2 commentaires
  1. Intéressant cet article ! Et pas seulement pour les entreprises en place, mais aussi pour tous ceux et celles qui souhaitent se lancer dans le projet de création d’entreprise. Ont-ils conscience de tout cela ? Sont-il prêts ?
    Une secrétaire indépendante peut effectivement être là pour aider l’entreprise qui a besoin d’un peu d’ordre dans son fonctionnement ; mais aussi le jeune entrepreneur qui veut se lancer en se sentant épaulé par une professionnelle comme toi. Bravo Katuscia.
  2. Merci Laurence pour ces compliments qui me font plaisir venant d’une professionnelle comme toi. Certains attendent d’être submergés pour organiser… mais cette étape de l’organisation se fait en amont. Un regard extérieur est parfois nécessaire pour recevoir des conseils essentiels.
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